Lineamientos para la planeación y programación de actividades académicas Avaladas

En la División de Extensión Universitaria (DEU), para avalar actividades académicas (congresos, conferencias, cursos, talleres y diplomados) organizados por asociaciones, sociedades, instituciones públicas o privadas, el procedimiento académico-administrativo es el siguiente:

Registro y validación

Para determinar si la asociación, sociedad, institución pública o privada cumple con los requisitos estipulados por la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) para celebrar un convenio de colaboración es necesario presentar los documentos siguientes:

En el caso de asociaciones o sociedades civiles

  1. Presentar acta constitutiva de la asociación o sociedad  civil (según sea el caso) legalmente protocolizada ante notario público
  2. Poder notarial del representante legal
  3. Identificación oficial del representante legal expedida por el IFE (siempre y cuando esté vigente) o INE
  4. Alta de hacienda
  5. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y domicilio fiscal
  6. Comprobante de domicilio
  7. Curriculum de la empresa y levantamiento fotográfico.

En el caso de instituciones públicas

  1. Poder notarial y/o nombramiento de quien tenga facultades para suscribir convenios
  2. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y domicilio fiscal
  3. Comprobante de domicilio.

 

Una vez revisada la documentación, el Departamento de Capacitación de la DEU le notificará, por escrito, si dicha documentación cumple con lo requerido por la UNAM para la celebración de un convenio de colaboración o, en su defecto, le hará las observaciones correspondientes.

Una vez cubiertos los requisitos jurídicos se procederá  a iniciar la planeación académica.

Planeación académica

Las asociaciones, sociedades, instituciones públicas o privadas solicitarán al Departamento de Capacitación de la DEU, el aval de actividades académicas para la actualización o formación de profesionales y se pueden requerir de la manera siguiente:

De acuerdo a la oferta académica de la DEU

El responsable del Departamento de Capacitación les dará a conocer el catálogo de actividades de la DEU y será la asociación, sociedad, instituciones públicas o privadas, la que determinará qué actividad es de su interés y solicitará, por escrito, al responsable del Departamento de Capacitación de la DEU la autorización para la programación de la misma con la información siguiente:

   Fechas y horario en que se planea llevar a cabo la actividad académica

   Nombre de la sede y domicilio donde se realizará la actividad académica

   Nombre de la persona que coordinará y supervisará las cuestiones administrativas y logísticas de la actividad académica

   Calendarización de la actividad académica

   Monto por pago de honorarios y viáticos a los docentes que intervendrán en la actividad académica, se deberá considerar que más de 5 horas de traslado, será transportación aérea.

 

Una vez que el Departamento de Capacitación reciba esta información y concilie fechas con el Responsable Académico (RA) de la actividad que se pretende realizar, notificará por escrito la viabilidad de llevarla a cabo.

 

Después de haber acordado estos puntos la asociación, sociedad, institución pública o privada, elaborará y entregará, vía oficio, al Departamento de Capacitación la información siguiente:

    Desglose de todos los gastos que generará la realización de la actividad

    Precio en que se pretende ofertar la actividad desglosando el pago de mensualidades

    Propuesta del material de difusión (carteles, trípticos, volantes, etc.), conforme a la normatividad institucional.

 

El Departamento de Capacitación revisará la documentación que le fue entregada y posteriormente notificará por escrito la AUTORIZACIÓN para difundir la Actividad Académica y los requisitos de inscripción a la misma. Es importante mencionar que la FES Iztacala, a través de la DEU no se hará responsable de cualquier difusión realizada anterior a la fecha de autorización y de  cualquier negociación efectuada directamente con el RA, por lo que se solicita en todos los casos acatar dicho procedimiento.

 

 

 

 

Propuestas elaboradas por las asociaciones, sociedades, instituciones públicas o Privadas

 

Las propuestas académicas serán entregadas al Departamento del Capacitación por la asociación, sociedad o institución pública o privada y deberán adecuarse a los lineamientos pedagógicos de la DEU, así como a la normatividad relacionada con la participación de profesionales como ponentes, instructores, facilitadores, responsables y coordinadores académicos; en este caso el procedimiento es el siguiente:

·       Presentar la propuesta académica de acuerdo a los lineamientos pedagógicos para la elaboración de programas de educación continua de la DEU (anexo)

·       Presentar carpeta con currícula (impresa y digital) del RA, coordinador académico, ponentes, facilitadores e instructores anexando los siguientes documentos:

    Currriculum Vitae con datos personales el cual deberá estar firmado

    Copia de título y cédula profesional de pregrado y/o posgrado

    Copia de los documentos que acrediten la actualización académica (congresos, conferencias, cursos, talleres y diplomados) relacionados con el área que imparte

    Copia de los documentos que acrediten su participación docente en actividades académicas (cursos, talleres, seminarios, diplomados)

    Si está certificado (a), presentar documento que acredite su certificación o recertificación

    Si pertenece a algún colegio o asociación, presentar documento o credencial que lo acredite como socio o miembro del mismo

    En caso de tener publicaciones anexar copia de la carátula en la que se especifique el nombre del artículo, nombre del autor(es) y nombre de la revista o publicación

    Acreditar experiencia laboral con documento membretado de la institución en la que ha colaborado profesionalmente.

 

Una vez recibida esta documentación, el Departamento de Capacitación de la DEU procederá a elaborar el Resumen Académico, documento indispensable en la FES Iztacala para iniciar el trámite de aprobación ante su Comisión Académica de Extensión Universitaria y el Comité Académico Auxiliar de la Carrera correspondiente según la temática de la actividad y notificará a la asociación, sociedad o institución pública o privada mediante oficio si la actividad fue aprobada, dicha aprobación tendrá una vigencia de 4 años, y al término de este periodo se tendrá que actualizar y realizar nuevamente el trámite de aprobación. En cada programación que se pretenda llevar a cabo, la asociación, sociedad o institución pública o privada deberá entregar al Departamento de Capacitación mediante oficio la información siguiente para la autorización de apertura:

     Fechas y horario en que se planea llevar a cabo la actividad académica

     Nombre de la sede y domicilio donde se realizará la actividad académica

     Nombre de la persona que coordinará y supervisará las cuestiones administrativas y logísticas de la actividad académica

     Calendarización de la actividad

     Desglose de todos los gastos que generará la realización de la actividad

     Monto por pago de honorarios y viáticos a los docentes que intervendrán en la actividad  

     Precio en que se pretende ofertar la actividad desglosando el pago de mensualidades

   Propuesta del material de difusión (carteles, trípticos, volantes, etc.), conforme a la normatividad institucional.    

El Departamento de Capacitación revisará la documentación entregada y notificará por escrito la AUTORIZACIÓN para difundir la Actividad Académica, es importante mencionar que la FES Iztacala, a través de la DEU no se hará responsable de cualquier difusión realizada anterior a la fecha de autorización.

Apertura y desarrollo

  1. La asociación, sociedad  o institución pública o privada, notificará 10 días antes de la apertura de la actividad  al Departamento de Capacitación de la DEU, vía correo electrónico, el número de participantes inscritos hasta esa fecha. El perfil de los participantes y requisitos de inscripción deberán apegarse a lo establecido en el resumen académico aprobado de la actividad
  2. La asociación, sociedad  o institución pública o privada notificará 5 días antes del inicio de la actividad, mediante un oficio, al Departamento de Capacitación de la DEU, la apertura de la misma y enviará el listado de participantes inscritos, el boleto del avión o de autobús según sea el caso del personal académico que participe en la primera sesión de la actividad académica. Esto únicamente en el caso de los docentes de la DEU
  3. El Departamento de Capacitación de la DEU, en el momento de recibir la notificación de apertura, llevará a cabo los trámites correspondientes para la  realización del Convenio de Colaboración entre ambas partes y el cual se enviará a firma de la contraparte y ésta deberá regresarlo en un lapso no mayor a 10 días para recabar la firma de la autoridades de la UNAM
  4. A más tardar 5 días después de la apertura, deberá entregar en el Departamento de Capacitación las fichas de inscripción originales (formato previamente entregado por la DEU) de los participantes, debidamente firmadas, anexando una fotografía tamaño infantil a color o blanco y negro, copia de título y cédula profesional, en caso de participantes que no cumplan con el perfil y requisitos solicitados el Departamento de Capacitación le notificará por oficio y no se considerarán como inscritos
  5. En el caso de las de actividades que fueron estructuradas por la asociación, sociedad  o institución pública o privada deberán entregar el cuadro de ponentes, 5 días antes de la apertura de la actividad al Departamento de Capacitación, el cual deberá contener: nombres completos de los ponentes, la actividad que desarrollarán (Conferencista C, Ponentes P, Facilitador F e Instructores I), indicando sólo la sigla que corresponda, módulo o unidad en la que participarán, fecha de la participación, duración en horas y temas de su  participación
  6. La asociación, sociedad o institución pública o privada podrá recoger las credenciales de los participantes en el Departamento de Capacitación de la DEU, 15 días posteriores a la fecha de entrega de las fotografías
  7. La asociación, sociedad o institución pública o privada se coordinará con el RA para el envío de viáticos, de boletos de avión o autobús en cada una de las sesiones que integran la actividad académica
  8. La asociación, sociedad o institución pública o privada deberá cubrir los viáticos de los representantes del Departamento del Capacitación, quienes asistirán de 1 a 2 supervisiones de la actividad académica y a la ceremonia de clausura
  9. La asociación, sociedad  o institución pública o privada deberá notificar de manera inmediata por correo electrónico, cualquier cambio en la participación de ponentes o algún imprevisto académico que se suscite durante el desarrollo de la actividad académica
  10. Las aportaciones económicas que la asociación, sociedad o institución pública o privada realice a la UNAM, serán conforme a lo estipulado en el Convenio de Colaboración
  11. La asociación, sociedad o institución pública o privada deberá aplicar a los participantes las evaluaciones de ponentes, intermedias y finales que previamente el Departamento de Capacitación le entregará junto con un cronograma de las mismas, y deberá regresarlas a dicho departamento en un lapso no mayor a 7 días. Dichas evaluaciones son de suma importancia para la DEU para conocer la opinión de los participantes sobre el desarrollo académico y desempeño didáctico de los profesionales que participan; esta información nos permitirá detectar áreas de oportunidad y mejorar la calidad académica de las actividades, así como la atención en el servicio, por lo cual es OBLIGATORIA la aplicación de las mismas. En el caso de que no se cumpla con lo antes mencionado la DEU podrá considerar el no continuar con el aval universitario en actividades subsecuentes para dicha Asociación
  12. Los responsables académicos NO gestionarán ningún trámite administrativo
  13. En el caso de las actividades que fueron estructuradas por la asociación, sociedad o institución pública o privada, el RA de la misma podrá determinar bajas académicas por inasistencias o por rendimiento académico de acuerdo al procedimiento siguiente:

Por Inasistencia

Procederá con los participantes que no cumplan con el 80% de asistencia a las sesiones académicas totales de la actividad. Cabe mencionar que el 20% de inasistencia no podrán acumularlo en un solo módulo; y se realizará de la manera siguiente:

a)      Las asistencias por sesión, deberán ser registradas de puño y letra de cada participante inscrito en la actividad académica, delimitando nombre completo y firma (formato anexo)

b)      Cuando el participante haya cubierto el 15% de inasistencia, el RA deberá notificar al participante por escrito con copia para el Departamento de Capacitación de la DEU con el formato anexo

c)      En el momento en que el participante acumule el 20% de inasistencia, el RA deberá notificarlo por escrito, en tiempo y forma, al Departamento de Capacitación de la DEU anexando la evidencia de las asistencias, y será el Departamento de Capacitación, quien emita al participante un oficio notificando su baja académica.

Por Rendimiento Académico

Procederá con los participantes que no acrediten con un promedio mínimo de 8.0, alguno de los módulos que integran el diplomado. En este caso, las evaluaciones correspondientes deberá realizarlas en total congruencia con lo estipulado en el programa académico de acuerdo al procedimiento siguiente:

a)     El RA deberá informar por escrito a cada participante la calificación obtenida por módulo desglosando cada uno de los criterios de evaluación estipulados en el programa, y el participante deberá firmar de enterado (anexo formato). Esta información deberá ser entregada a más tardar en la primera sesión del módulo subsecuente, con copia para el Departamento de Capacitación de la DEU

b)     En caso de que algún participante no haya acreditado, con un promedio mínimo de 8.0 alguno de los módulos que integran el diplomado, el RA deberá notificarlo por escrito al Departamento de Capacitación, a más tardar en la primera sesión del módulo subsecuente anexado las evidencias de todos los criterios  de evaluación estipulados en el programa académico de la actividad en cuestión, y será el Departamento de Capacitación quien emita al participante un oficio notificando su baja académica después de haber revisado las evidencias correspondientes

c)     En el caso de los criterios de evaluación relacionados con exposición, laboratorio, clínica o práctica supervisada, el RA deberá anexar las evidencias académicas para la asignación de calificación tales como: lista de cotejo, videos, presentaciones multimedia, rúbricas, maquetas, entre otros.

Culminación

1.          Una vez concluida la actividad, el RA dispone de 15 días para la entrega de calificaciones

2.          Una vez recibidas las calificaciones, el Departamento de Capacitación de la DEU conciliará con la asociación, sociedad o institución pública o privada la fecha de clausura

3.          La asociación, sociedad o institución pública o privada deberá entregar fotografías tamaño ovalo (mignon) credencial, blanco y negro, (sólo en caso de diplomado) para la expedición del documento meritorio correspondiente

4.          La DEU entregará a la contraparte en original y en un tanto, el Convenio de Colaboración debidamente firmado para su guarda y custodia.